Etape II : A partir du fichier unique, faire trois fichiers distincts (par Frédérique Imbert)
D’un fichier unique BMS nous allons devoir créer trois fichiers (éventuellement quatre, s’il y a des données dans la partie « Divers », mais très souvent cette feuille est vide) :
– un fichier pour les Baptêmes (N)
– un fichier pour les Mariages (M)
– un fichier pour les Décès (S).
– un fichier pour les Divers (D) (si besoin)
[N,M,S,D sont les abréviations données par Nimègue pour Baptême, Mariage, Sépulture, Divers]
1 – Ouvrir votre fichier de relevés (xls).
2 – Pour sélectionner entièrement la feuille des baptêmes : positionner le curseur dans l’angle supérieur gauche du tableur comme indiqué sur l’image (flèche rouge) et cliquer.
La feuille est sélectionnée.
3 – Aller dans « Edition » —> cliquer sur « Copier »
4- ouvrir un nouveau fichier excel
5- Aller dans « Edition » —> « Coller »
6- Enregistrer le nouveau fichier dans un répertoire de votre choix, sous le nom, par exemple de Alba_N, qui sera le fichier des baptêmes relevés à Alba.
Procéder de la même façon pour les feuilles Mariages et Décès et (si besoin est) Divers
Vous avez maintenant trois fichiers que l’on nommera, par exemple :
Alba_N
Alba_M
Alba_S
Important : La façon de nommer vos fichiers est très importante. Si vous les nommez, par exemple « BMS.leTeil », celui qui recevra le fichier à insérer dans la base, se retrouvera avec des listes à rallonge de « bms.une date »…. ou « BMS.unlieu » sans possibilité de voir du premier coup d’œil de quelle commune il s’agit, ni de quels actes il s’agit et surtout sans aucune possibilité de classement par ordre alphabétique. Il lui faudra donc renommer tous les fichiers ce qui peut être facilement évité si chacun adopte la même méthode de travail.
Donc, il faut inscrire le nom de la commune, un tiret (sous le 8),l’initiale de l’acte (N, M, S ou V pour divers)
Ex : « TEIL_N »
La perfection serait d’indiquer également dans le titre du fichier les dates mini et maxi de la période, ce qui donnerait par exemple « TEIL_B_1690_1715 » (sans les guillemets, bien-sûr).